Define el grupo
Empieza con el número estimado de participantes e indica si está confirmado o puede variar. Describe el grupo, el ritmo deseado y los requisitos especiales. Los grupos escolares, culturales y corporativos pueden tener prioridades distintas con el mismo número de personas.
Designa a una persona para la comunicación. Una propuesta preliminar no requiere copias de los documentos de identidad. Son más útiles los datos de organización: fechas, capacidad, servicios y presupuesto.
Detalla la distribución de habitaciones
El número total no basta para una propuesta de alojamiento. Añade las habitaciones individuales, dobles, de dos camas y triples estimadas. Indica por separado los acompañantes y las comidas. Si la lista no es definitiva, señala qué sigue siendo flexible.
Evita suponer gratuidades o habitaciones para acompañantes. Solicita las condiciones expresamente para saber qué se incluye, para quién y con qué límites. La confirmación escrita es más útil que una expectativa no hablada.
Describe el transporte con precisión
Indica si el grupo llega en autocar propio, línea regular o avión. Envía los horarios conocidos. Para el transporte local, detalla rutas, paradas e intervalos en que necesitas el vehículo. Indica si el equipaje es inusualmente voluminoso.
No pidas solo un autocar para Estambul si tienes un programa complejo. Debe quedar clara la diferencia entre dos traslados y disponibilidad diaria con varias paradas. Así se pueden acordar la capacidad, la duración y los costes adicionales.
Separa los servicios obligatorios y opcionales
Primero enumera los servicios esenciales para vender el programa: alojamiento, traslados, guías o un evento fijo. Después incluye las experiencias que valoras. Para cada actividad indica idioma, duración y si esperas entradas o comidas.
Solicita una respuesta con la misma estructura. Los servicios claros permiten ajustar el presupuesto sin perder el programa básico. No compares dos tarifas hasta comprobar que cubren los mismos servicios.
Acuerda la forma de colaboración
Define quién habla con los viajeros, quién coordina el grupo y cómo se comunican los cambios. Acuerda la validez de la propuesta, los pasos de confirmación, los pagos y las cancelaciones. La marca se aclara antes de confirmar, no el día de llegada.
El primer mensaje puede ser sencillo: fechas, personas, habitaciones, llegada, salida, servicios, presupuesto y preguntas. No es una reserva, pero aporta suficientes datos para avanzar hacia una propuesta concreta.
Esta guía explica un método de planificación. No publica tarifas, horarios ni condiciones garantizados. Comprueba los detalles actuales en la propuesta y las confirmaciones de proveedores.